LAN-Party/Organisation

2019-01-23T08:39:26Z

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Dieser Artikel soll ein Anleitung für die Organisation einer studentischen [[LAN-Party]] sein. Er soll zu jeder [[Veranstaltung]] als Leitfaden dienen und entsprechend der gemachten Erfahrungen ergänzt und verbessert werden.

Die Organisation einer konkrete [[Veranstaltung]] soll hier nicht erfolgen. Dazu sind eigene Artikel zu erstellen. Dennoch kann zur Argumentation auf die Erfahrungen einzelne Veranstaltungen verwiesen werden.

== Zeitlicher Ablauf für die Vorbereitung ==
: aka Planung

=== 3 Monate zuvor ===

==== Termin festlegen ====

; Wintersemester:
* bisher meist Ende November bzw. Anfang Dezember
*: Besser wäre es Anfang November.

; Sommersemester:
* Am besten Anfang wäre April oder Ende März.
*: sonst wie im Wintersemester

==== [[Raumantrag]] stellen ====

* In diesem die gesamte notwendige Technik (Switches, LAN-Kabel, [[Lautsprecheranlage]], etc.) und zusätzliches benötigtes Mobiliar angeben.
* Natürlich auch Anzahl der Teilnehmenden Personen, Dauer der Veranstaltung, etc. angeben.
* Bisher wurde jede [[ElektrixX]] im [[PAB]] ausgetragen. Es ist aber nicht auszuschließen, dass auch andere Lokalitäten dafür genutzt werden können.

==== Sonstiges ====

* Hauptorganisatorin bestimmen. Möglichst jemand die auch wirklich Lust auf die LAN hat und schon mal auf einer LAN war.
* Termin auf der [[Website]] eintragen
* [[Plakat]] erstellen mit allen Infos
*: Name der LAN
*: Zeitraum der LAN
*: Zeitraum der Anmeldung
*: Ort des Vorverkaufs
*: Veranstaltungsort
*: Preise
*: Spiele (wenn möglich)
*: Das [[Logo]]
*: Sponsoren (wenn gewünscht oder erlaubt)
*: Speziales etc.

=== 2 Monate zuvor ===

==== Werbung ====

* [[Flyer]] in den [[Erstitüte]]n
* [[Facebook]] Veranstaltung erstellen
* zu Semesterbeginn eine Rund[[mail]] an alle [[Studentinnen]] der HTW Dresden

==== Anmeldungsmodalitäten klären ====

* (digitale) Tabelle erstellen
*: Name
*: Mailadresse
* Anmeldungsverfahren
* Bestimmung einer Verantwortlichen für die Aktualisierung der Teilnehmerinnenliste
* maximale Anzahl der Teilnehmerinnen festlegen
* Planung für Turniere
*: [[Sponsoring]] suchen - hier könnte auch dein Beitrag stehen.
*: Was für Preise soll man gewinnen können?
*: Wie viele Preise soll es geben?
*: Abschätzung der Kosten für die Preise
*: Antrag für Gelder stellen

=== 4 Wochen zuvor ===

* [[Plakat]]e [[Aushang|aufhängen]]
*: Wie hänge ich richtig Plakate auf? Am besten immer 3-4 direkt nebeneinander! Klingt komisch, fällt aber jedem auf und wir wollen auch auffallen.
* Einkaufsliste erstellen
*: werden Getränke angeboten? wenn ja, dann was und wie viel wird benötigt
*: wird Essen oder Snacks angeboten? wenn ja, dann was und wie viel wird benötigt
*: Preise für die Turniere nicht vergessen
*: wenn alle Besorgungen aufgelistet sind, im [[Lager]] nachschauen, was noch da ist und den Bestand mit der Einkaufsliste abgleichen
* Umfrage an die Studentinnen starten, was außerdem noch gespielt werden sollte

=== 3 Wochen zuvor ===

* den Vorverkauf starten und bis kurz 1 Woche vor der Veranstaltungen laufen lassen
*: vor dem ersten [[VVK]]-Tag die Kasse mit Wechselgeld bestücken!
* Dinge von der Einkaufsliste besorgen und Ausgaben dokumentieren

=== 2 Wochen zuvor ===

==== Organisation des Wochenendes ====

* Programm für die Teilnehmer am Tag der Lan
*: Uhrzeit für Beginn und Ende der Lan festlegen
*: Umfrage der Studenten auswerten und die Top 3-5 der meist gewünschten Spiele mit in die Spielliste aufnehmen
*: Wann findet welches Tournier statt
*: zum Schluss als PDF erstellen
* Programm für den StuRa am Tag der Lan
*: Abschätzung des Zeitaufwandes für Auf- und Abbau -> Uhrzeiten hierfür vereinbaren
*: Verteilung der Aufgaben für Auf- und Abbau
*: Zuständige für die Tourniere einteilen
*: zum Schluss eine PDF erstellen
* Liste erstellen, was an Technik benötigt wird

=== 1 Woche zuvor ===

* Den Plan für das Programm an alle Teilnehmerinnen per Mail schicken.
* Die Technik besorgen .
* nochmal kontrollieren, ob alles Nötige besorgt wurde -> alles für das leibliche Wohl, Preise, … etc

=== 3 Tage zuvor ===

* die PDF mit der Verteilung der Aufgaben an alle Organisatorinnen per Mail schicken
* die Zuständigen für die Turniere nochmals über ihre Tätigkeiten informieren

== Durchführung der [[LAN-Party]] ==

* ca. 14 Uhr Beginn von Aufbau (Tische & Stühle positionieren, Switches auf die einzelnen Plätze montieren und Verkabelung zum Server realisieren)
** Stolpergefahr minimieren (Panzerband)
** Bar aufbauen mit Getränken und Snacks
** Aufbau von Beamern Whiteboards und anderen Turnierelementen
* ca. 16 Uhr erster Netzwerktest
** Test der Turnierspiele
** letzte Einweisung für Turnierleitung
** nicht in Panik geraten

* Beginn
** in regelmäßigen Abständen Pizza bestellen
** Turnieren abhalten und Preise vergeben
** viele Fotos machen
** Was mit Sponsoren abgesprochen war realisieren und auch dokumentieren.
** Auch versuchen Spass zu haben
* Ende
** Bar abbauen und einlagern
** Getränke und Snacks wieder einlagern
** Kabel demontieren
** Technik abbauen
** Tische und Stühle wieder in Ausgangslage bringen
** Müll weg bringen
** Besenrein kehren

== Zeitlicher Ablauf für die Nachbereitung ==

== 1 Woche danach ==
* ausgeliehene Technik zurückbringen
* Kassen auszählen
* Einnahmen und Ausgaben gegenüber stellen
* Belege und Kostenaufstellung bei [[Angestellten]] übergeben
* Plakate abnehmen, etc.
* Treffen der LAN Orga. einberufen
* StuRa Feedback geben
* Abschließende Dokumentation im [[Wiki]]

== Siehe auch ==
* [[LAN-Party]]

[[Kategorie:Einarbeitung]]
[[Kategorie:Veranstaltungen]]
[[Kategorie:Gaming]]

LAN-Party/ElektrixX Iota

2018-12-16T10:28:31Z

80.153.252.237:

'''Kurze Zusammenfassung'''

Die Veranstaltung "ElektrixX Iota" erfolgte am 9.11.2018 bis 11.11.2018 im PAB der HTW Dresden. Es waren ca. 82 Gäste anwesend, was den Raum im PAB schon bis zur Grenze ausgereizt hatte. Eine genaue Anzahl an Gästen ist leider nicht möglich, da einige am 2.Tag zur Lan kamen. Es wurden 5 Turniere angeboten siehe Link: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/kultur/gaming/lan-party/electrixx-iota/turniere-auf-der-lan/turnierbaeume
Zu jedem Turnier gab es einen Preis und einige 2.Platzpreise(Getränke von Sponsor). Hier Link zu den Preisen: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/kultur/gaming/lan-party/electrixx-iota/turniere-auf-der-lan/turnierpreise
Hier noch Kontakt-Daten von den Organisatoren: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/kultur/gaming/lan-party/electrixx-iota/kontakt
Generell finden sich noch einige Informationen im Auswertungstreffen von der Lan: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/kultur/gaming/sitzungen/treffen-zur-auswertung-electrixx-iota

'''Im Vorfeld'''

-Treffen fanden alle 2 Wochen im Sitzungssaal des StuRa statt. Dort wurde Aufgaben verteilt und Probleme angesprochen. Siehe hierzu Protokoll der letzten Sitzung: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/kultur/gaming/sitzungen/electrixx-iota-7-treffen

- Im Raumantrag sollten aufgenommen werden: Tische und Stühle für 80 Personen, Passive Verkabelung (Lan-Kabel zu den Tischen), Steckdosenleisten, Audio-Technik(für Durchsagen-> Mikrofon, Boxen, Mischpult, etc.),Zugang zu HTW-Netz(1 Gb/sec.), Beamer für Übertragung(Decke)

-Werbung wurde über Facebook (https://www.facebook.com/events/2207010926036087/), auf der StuRa-Seite (https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/kultur/gaming/lan-party/electrixx-iota) und auf der eigenen Lan-Seite (http://electrixx-lan.de/) gemacht.

- Sponsoren würden nur Getränkefirmen zwecks Energy-Sponsoring angeschrieben als einziges hat sich 28-Black gezuckt und uns 3 Paletten eigenartiger Flüssigkeit (Energy+Maracuja) bereit gestellt. Besser als nix. Diese wurden als 2.Platzpreise genutzt

- Für die Pizza-Lieferung würde dieses mal Paradise Pizza angeschrieben diese gaben uns ab 20. Pizzen 20% Rabatt, ab 10. Pizzen 15% Rabatt und bei unter 10 Pizzen 10% Rabatt. Gäste fanden die Pizza nicht so lecker. Vllt. nächstes mal ne andere.

'''Am Veranstaltungs-Tag'''

- Zu wenig Helfer gerade mal 2 bei einer 4-Köpfigen Orga. Start vom Aufbau war 13:30. War ein bisschen zu spät. Falls es nicht früher geht müssen deutlich mehr Leute als Helfer eingeplant werden. Vllt. beim Ref. Kultur anfragen.

- Getränke wurden 5 Kästen Bier gekauft und und 3 Stiegen Energy wurden von Sponsoren "28-Black" bereitgestellt. Die Bierauswahl waren 2 verschiedene Pils und ein Schwarzes. Von beiden zu viel 3 Kästen Bier reichen völlig aus, wobei von dem Schwarzem fast alles vom Orga-Team getrunken wurde. Energy wurde auch als 2.Platz-Preis genutzt. Zum einem um Fotos zu generieren und zum anderen um die Stimmung ein bisschen zu heben.

'''Rest folgt noch'''

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LAN-Party/ElektrixX Iota